Cómo un DAM ayuda a tu empresa a ahorrar dinero


A medida que la competencia aumenta sus esfuerzos en todas las direcciones y el tiempo para promocionar contenido se reduce continuamente, las empresas buscan soluciones que incrementen su eficiencia, con un impacto financiero mínimo.

Las plataformas para gestionar archivos digitales (Digital Asset Management) se han convertido rápidamente en una solución de alta demanda que te brinda precisamente eso, y con un alto retorno a tu inversión (ROI). En esta serie de cinco publicaciones te platicaremos porqué.

Identifiquemos los retos

¿Por qué las empresas pierden dinero por una mala gestión de sus archivos digitales?

A pesar de que los gerentes y equipos de operaciones a veces están conscientes de que sus integrantes están enfrentando problemas, no siempre saben cómo identificar la causa principal, o qué se requiere para resolverlos. Aún peor, no siempre están conscientes de que están operando con pérdidas financieras innecesarias, o cuánto dinero pudieran ahorrar si se solucionaran los problemas de operación.

Al considerar invertir en una solución DAM , es mejor conocer de antemano lo siguiente:

  1. En qué estás invirtiendo
  2. Qué beneficios tendrá tu empresa al invertir en un DAM
  3. Cuál es el Retorno de Inversión estimado

Problemas comunes que enfrentan los departamentos al gestionar sus archivos digitales

Probablemente hayas escuchado a los integrantes de tu equipo decir:

  • ¿Alguien sabe dónde puedo conseguir el diseño “X”?
  • ¿Saben quién es el fotógrafo que debe aparecer en el crédito de la imagen “X”?
  • ¿Alguien sabe dónde se guardaron las versiones finales del documento “X”?
  • ¿Todavía tienes el correo dónde venía adjunto el PDF “X”?
  • ¿Me puedes reenviar el archivo “X”? No lo puedo encontrar en mi computadora
  • ¿En qué parte del servidor se guardó la presentación de nuestro nuevo producto?
  • ¿Respaldaron los documentos que nos entregó el cliente?
  • ¿Con quién puedo hablar sobre el video “X”?
  • No encuentro los editables de la campaña “X” en ninguna parte

Estos son problemas comunes que enfrentan los departamentos y son una clara señal de que tu empresa está perdiendo dinero. Desde un punto de vista gerencial y operativo, cualquier retraso en el tiempo de comercialización de tus productos y servicios, como resultado de la búsqueda de archivos digitales, no puede ser pasado por alto.

Los escenarios descritos previamente pueden ser identificados en los siguientes problemas principales que tus departamentos enfrentan:

Reto #1. Incapacidad de tener acceso rápido a sus archivos digitales

En la actualidad se produce contenido digital como nunca antes. Tu audiencia y clientes demandan conocer y tener acceso inmediato a tus productos y servicios, y las empresas están en constante presión para lograrlo. Los departamentos trabajan con presupuestos escasos y con la exigencia de tener contenidos inmediatos y constantes. El no tener acceso rápido a los archivos digitales puede resultar en numerosas pérdidas:

  • Pagas altos costos por el tiempo de tus empleados y es tiempo que no estás utilizando en su totalidad.
  • Pierdes valioso tiempo para comercializar tus productos (time to market) y tus clientes terminan encontrando lo que buscan en otra parte.

Solución: Un único repositorio central y librería digital

Hay una frase que dice “las plataformas DAM son la única fuente confiable para tus archivos digitales”. Una de las muchas cosas con las que los DAM pueden ayudar, es permitir a los usuarios invertir más tiempo en trabajar con sus archivos digitales, y menos tiempo en buscarlos. Una buena solución DAM debe permitir a los usuarios organizar fácilmente los archivos mediante el uso de carpetas, metadatos y colecciones:

  • Las carpetas aportan estructura a los archivos nuevos o existentes.
  • Los metadatos mejoran los resultados de tus búsquedas en tu biblioteca DAM.
  • Las colecciones ayudan a organizar temporalmente el material para tus nuevos proyectos.

Reto #2. Demandas por infringir derechos de autor

Si trabajas en algún departamento creativo, te pudo haber sucedido: Utilizaste una imagen en la portada de tu nueva publicación. Vas por un café y regresas a tu escritorio, solo para darte cuenta que los derechos de uso de la imagen han expirado. Entras en pánico y contactas al equipo de producción, quienes ya lo enviaron para imprimir. Fue un error simple que le terminará costando a la compañía.

Piensa también en las fotografías que se crearon y se utilizaron sin tu conocimiento, por lo que ahora tienes que reclamar los derechos de autor. Pregúntate: ¿cuántas horas pierdes en abogados o verificando los derechos de autor de tus imágenes?

Solución: Gestión en los derechos de uso y ciclo de vida de los archivos

En este tema, una solución DAM puede ayudar de 2 maneras:

  1. Etiquetar adecuadamente las imágenes que tienen derechos de uso
  2. Rastrear fácilmente y controlar el acceso a los archivos digitales con derechos de autor

¿Cómo? mediante el uso de los campos de metadatos como etiquetas, descripciones, derechos de autor y de uso, créditos, certificado y vigencia de licencia, que pueden ser capturados directamente en los archivos. Muchos proveedores de imágenes de stock incrustan dicha información en ellos, evitando su captura manual. Elvis DAM cuenta con alrededor de 400 campos de metadatos para facilitar la gestión de archivos digitales.


Lee la segunda parte de esta serie de cinco publicaciones para que identifiques más retos y soluciones con Elvis DAM: Parte 2

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