En esta segunda parte continuaremos identificando más retos y soluciones con Elvis DAM. Nos enfocaremos en control de versiones y centralizar contenido.
Reto #3. Falta de control en las versiones de los archivos digitales
¿Alguna vez has intentado buscar la versión final de un archivo digital como un documento Word, un reporte en PDF o tu último diseño y encontrar una carpeta llena de archivos con nombres como: “versión 1”, “versión 2” o “Versión final final2”?
El intentar averiguar cuál es el archivo correcto no solo es frustrante para ti y otros empleados, sino que además el no lograr encontrar la versión correcta puede resultar en un retraso del proyecto, tener que volverlo a trabajar desde cero, confundir o perder la atención de tus clientes por haber utilizado el contenido incorrecto o que ya no es vigente.
Solución: Versionamiento automático y administración de entregas
Una buena plataforma DAM permite dar seguimiento a todos los cambios que los usuarios realizan a los archivos digitales, mediante el registro automático de versiones. El control de versiones proporciona a los creativos y a todos aquellos que trabajan con archivos digitales a tener completa visibilidad sobre el historial de cambios a los archivos. Este historial puede incluir:
- Nombre del usuario
- Fecha de modificación
- Número de versión
- Cambios realizados
Esto permite a los usuarios descargar una versión en específico, comparar las diferencias o volver a su versión favorita. Con Elvis DAM te olvidarás de tener archivos duplicados dispersos en tu empresa y nunca tendrás problemas en encontrar la versión más reciente.
Reto #4. Gestión ineficiente en archivos digitales
Tu día a día consiste en trabajar con diferentes formatos de tus archivos digitales, para varias marcas o vendedores y compartirlos con varios miembros de tu equipo de trabajo. Lamentablemente, cada quien puede decidir en dónde y cómo guardar sus archivos:
- En sus computadoras
- En el servidor compartido de la compañía
- Unidades de almacenamiento externas o en carpetas específicas
- En servicios en la nube que tu empresa no autoriza
- En diferentes formatos y con diferentes patrones de nombre
Cuando los archivos están dispersos de esta manera, en diferentes sistemas, con diferentes nomenclaturas de nombre y formato de archivo, ocasiona altos riesgos a tu empresa, cuellos de botella innecesarios y una ineficiencia en los flujos de trabajo.
Solución: Centraliza y unifica
Las plataformas DAM se convierten en el repositorio central y biblioteca digital de las empresas. Una herramienta intuitiva, segura, accesible desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento.
Al establecer una taxonomía y nomenclatura de archivos y una estructura de carpetas amigable para los usuarios, se vuelve más sencillo para los equipos internos y externos encontrar sus archivos digitales. Esto resulta en una clara unificación de los flujos de trabajo, que puede llevar a una reducción del 50% en los costos de producción.
En la tercera parte de esta serie de cinco artículos, te platicaremos cómo el motor de búsqueda Elasticsearch y el portal de la marca de Elvis DAM ayudan a tu empresa a ahorrar dinero.
Lee los artículos pasados: Parte 1
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